Procedura zgłoszeń wewnętrznych
firmy Opakowania Legeń Sp. z o.o.
(zwana dalej: „Procedurą”)
§1.
Postanowienia ogólne
1. Niniejszą wewnętrzną procedurę dokonywania zgłoszeń naruszeń prawa i podejmowania działań następczych („Procedura zgłoszeń wewnętrznych”; dalej: „Procedura”) ustala się na podstawie art. 24 ust. 1 ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów (Dz. U. z 2024, poz. 928). Procedura określa zasady dokonywania wewnętrznych zgłoszeń naruszeń prawa w firmie Opakowania Legeń Sp. z o.o. z siedzibą w Jaworze (dalej: „Podmiot prawny”) oraz podejmowania działań następczych w związku ze zgłoszeniami.
2. Poprzez wdrożenie i stosowanie niniejszej Procedury, Podmiot prawny zamierza:
1) zapobiegać naruszeniom prawa;
2) łagodzić skutki prawne i finansowe ewentualnych naruszeń prawa;
3) umacniać dobry wizerunek i reputację firmy;
4) wykluczyć ryzyko naruszania przepisów prawa.
§ 2.
Przedmiot zgłoszeń
1. Przez zgłoszenie wewnętrzne rozumie się przekazanie przez sygnalistę Podmiotowi prawnemu informacji o naruszeniu prawa, w dziedzinach objętych niniejszą Procedurą.
2. Informacją o naruszeniu prawa jest każda informacja, w tym uzasadnione podejrzenie dotyczące zaistniałego lub potencjalnego naruszenia prawa, do którego doszło lub prawdopodobnie dojdzie w Podmiocie prawnym, w którym sygnalista uczestniczył w procesie rekrutacji lub innych negocjacji poprzedzających zawarcie umowy, pracuje lub pracował, lub z którym sygnalista utrzymuje lub utrzymywał kontakt w kontekście związanym z pracą, lub informację dotyczącą próby ukrycia takiego naruszenia prawa.
3. Naruszeniem prawa jest działanie lub zaniechanie niezgodne z prawem lub mające na celu obejście prawa, dotyczące:
a) korupcji;
b) zamówień publicznych;
c) usług, produktów i rynków finansowych;
d) przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu;
e) bezpieczeństwa produktów i ich zgodności z wymogami;
f) bezpieczeństwa transportu;
g) ochrony środowiska;
h) ochrony radiologicznej i bezpieczeństwa jądrowego;
i) bezpieczeństwa żywności i pasz;
j) zdrowia i dobrostanu zwierząt;
k) zdrowia publicznego;
l) ochrony konsumentów;
m) ochrony prywatności i danych osobowych;
n) bezpieczeństwa sieci i systemów teleinformatycznych;
o) interesów finansowych Skarbu Państwa Rzeczypospolitej Polskiej, jednostki samorządu terytorialnego oraz Unii Europejskiej;
p) rynku wewnętrznego Unii Europejskiej, w tym publicznoprawnych zasad konkurencji i pomocy państwa oraz opodatkowania osób prawnych;
q) konstytucyjnych wolności i praw człowieka i obywatela – występujące w stosunkach jednostki z organami władzy publicznej i niezwiązane z dziedzinami wskazanymi w pkt 1-16.
§ 3.
Sygnaliści
1. Sygnalistą jest osoba fizyczna, która zgłasza lub ujawnia publicznie informację o naruszeniu prawa uzyskaną w kontekście związanym z pracą, w tym:
a) pracownik;
b) pracownik tymczasowy;
c) osoba świadcząca pracę na innej podstawie niż stosunek pracy, w tym na podstawie umowy cywilnoprawnej;
d) przedsiębiorca;
e) prokurent;
f) akcjonariusz lub wspólnik;
g) członek organu osoby prawnej lub jednostki organizacyjnej nieposiadającej osobowości prawnej;
h) osoba świadcząca pracę pod nadzorem i kierownictwem wykonawcy, podwykonawcy lub dostawcy;
i) stażysta;
j) wolontariusz;
k) praktykant;
l) funkcjonariusz w rozumieniu art. 1 ust. 1 ustawy z dnia 18 lutego 1994 r. o zaopatrzeniu emerytalnym funkcjonariuszy Policji, Agencji Bezpieczeństwa Wewnętrznego, Agencji Wywiadu, Służby Kontrwywiadu Wojskowego, Służby Wywiadu Wojskowego, Centralnego Biura Antykorupcyjnego, Straży Granicznej, Straży Marszałkowskiej, Służby Ochrony Państwa, Państwowej Straży Pożarnej, Służby Celno-Skarbowej i Służby Więziennej oraz ich rodzin (Dz. U. z 2023 r. poz. 1280, 1429 i 1834);
m) żołnierz w rozumieniu art. 2 pkt 39 ustawy z dnia 11 marca 2022 r. o obronie Ojczyzny (Dz. U. z 2024 r. poz. 248 i 834).
2. Procedurę stosuje się także do osoby fizycznej, o której mowa w ust. 1, w przypadku zgłoszenia informacji o naruszeniu prawa uzyskanej w kontekście związanym z pracą, przed nawiązaniem stosunku pracy lub innego stosunku prawnego stanowiącego podstawę
świadczenia pracy lub usług lub pełnienia funkcji w podmiocie prawnym lub na rzecz tego podmiotu lub gdy taki stosunek już ustał.
3. Ponadto Procedura i przewidziana w niej ochrona znajdują odpowiednie zastosowanie do:
a) osób pomagających w dokonaniu zgłoszenia,
b) osób trzecich powiązanych z sygnalistą,
c) osób prawnych i jednostek organizacyjnych pomagających lub powiązanych z sygnalistą, w szczególności stanowiących własność lub zatrudniających sygnalistę.
§ 4.
Dokonywanie zgłoszeń wewnętrznych
1. Zgłoszenia wewnętrzne mogą być dokonywane wyłącznie na zasadach przewidzianych w Procedurze.
2. Zgłoszenia wewnętrzne mogą być dokonane wyłącznie w formie jawnej. Zgłoszenia dokonane anonimowo nie są przyjmowane oraz nie podlegają rozpatrzeniu.
3. Zgłoszenia wewnętrzne mogą być dokonywane za pomocą następujących kanałów zgłoszeń:
a) elektronicznego formularza w aplikacji SygnaApp dostępnej pod adresem: https://sygnaapp.pl/system-zgloszen-wewnetrznych/opakowania-legen-sp-z-o-o, lub;
b) w formie listu sporządzonego na papierze na adres pocztowy: Opakowania Legeń Sp. z o.o., ul. Limanowskiego 33f, 59-400 Jawor, skierowanego do Starszego specjalisty ds. kadr, płac i rehabilitacji zawodowej z dopiskiem „do rąk własnych”.
4. Osobą w ramach struktury organizacyjnej upoważnioną do przyjmowania zgłoszeń wewnętrznych jest Starszy specjalista ds. kadr, płac i rehabilitacji zawodowej.
5. Gdyby zgłoszenie dotyczyło Starszego specjalisty ds. kadr, płac i rehabilitacji zawodowej, zgłoszenia wewnętrzne mogą być dokonywane za pomocą alternatywnego kanału zgłoszeń:
• w formie listu sporządzonego na papierze na adres pocztowy: Opakowania Legeń Sp. z o.o., ul. Limanowskiego 33f, 59-400 Jawor, skierowanego do Prezesa Zarządu z dopiskiem „do rąk własnych”.
6. Zadaniem osoby, o której mowa w ust. 4 jest również podejmowanie działań następczych, włączając w to weryfikację zgłoszenia i dalszą komunikację z sygnalistą, w tym występowanie o dodatkowe informacje i przekazywanie sygnaliście informacji zwrotnej.
7. Podmiot prawny zapewnia możliwość dokonywania zgłoszeń wewnętrznych za pośrednictwem bezpiecznych kanałów zapewniających zachowanie poufności. Podmiotu prawny zapewnia poufność tożsamości, a także ochronę danych osobowych osób, których dotyczy zgłoszenie.
8. Sygnalista dokonując zgłoszenia wewnętrznego powinien podać:
a) rodzaj nieprawidłowości (jakiego naruszenia prawa dotyczy);
b) opis zgłoszenia;
c) imię i nazwisko oraz dane do kontaktu (adres korespondencyjny lub adres poczty elektronicznej).
9. Osoba upoważniona, o której mowa w ust. 4 monitoruje zgłoszenia otrzymywane za pomocą wewnętrznych kanałów zgłoszeń.
10. Sygnalista otrzymuje potwierdzenie przyjęcia zgłoszenie w terminie 7 dni od dnia jego otrzymania przez Podmiot prawny, chyba że nie podał swojego adresu do kontaktu.
11. Jeżeli zgłoszenie będzie dotyczyć informacji nieobjętych Procedurą, zgłoszenie takie nie będzie przyjmowane oraz nie będzie rozpatrywane.
12. Po przyjęciu zgłoszenia, następuje weryfikacja jego treści oraz podejmowane są odpowiednie działania następcze mające na celu ocenę prawdziwości informacji zawartych w zgłoszeniu oraz, w razie potwierdzenia naruszenia, w celu przeciwdziałania naruszeniu prawa będącemu przedmiotem zgłoszenia.
13. Sygnalista w terminie 3 miesięcy od potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia otrzymuje informację zwrotną na temat planowanych lub podjętych działań następczych i powodów takich działań.
§ 5.
Ochrona sygnalisty
1. W stosunku do sygnalisty, w związku z dokonaniem zgłoszenia, nie mogą być podejmowane żadne działania o charakterze odwetowym.
2. Podmiot prawny podejmuje adekwatne działania zmierzające do ochrony sygnalisty przed jakimikolwiek działaniami odwetowymi.
3. Za działania odwetowe uznaje się każde bezpośrednie lub pośrednie działanie lub zaniechanie w kontekście związanym z pracą, które jest spowodowane zgłoszeniem i które narusza lub może naruszyć́ prawa sygnalisty lub wyrządza lub może wyrządzić́ nieuzasadnioną szkodę̨ sygnaliście.
4. Warunkiem podlegania ochronie jest to, aby sygnalista dokonując zgłoszenia posiadał uzasadnione podstawy pozwalające sądzić, że informacje będące przedmiotem zgłoszenia są prawdziwe w momencie dokonywania zgłoszenia i stanowią informację o naruszeniach objętych niniejszą Procedurą.
5. Sygnalista nie podlega ochronie w razie dokonania zgłoszenia w złej wierze, w szczególności wiedząc, że informacja o naruszeniu jest nieprawdziwa.
6. Sygnalista w związku z dokonanym zgłoszeniem nie podlega tzw. szczególnej ochronie stosunku pracy, a fakt dokonania zgłoszenia nie stoi na przeszkodzenie podejmowania w stosunku do sygnalisty zwykłych działań dotyczących zatrudnienia, na przykład rozwiązania z
nim umowy, o ile powodem takich działań nie jest fakt dokonania zgłoszenia.
7. Dane osobowe sygnalisty oraz dane osobowe osoby, której dotyczy zgłoszenie, a także dane osobowe osób pomagających w dokonaniu zgłoszenia, świadków, ekspertów podlegają ochronie prawnej zgodnie z przepisami prawa oraz regulacjami wewnętrznymi.
8. Dane osobowe, których przetwarzanie nie jest konieczne dla rozpatrywania zgłoszenia nie są zbierane, a w razie ich zebrania podlegają usunięciu.
9. Dane osobowe sygnalisty, pozwalające na ustalenie jego tożsamości, nie podlegają ujawnieniu nieupoważnionym osobom, chyba że za wyraźną zgodą sygnalisty.
§ 6.
Rejestr zgłoszeń wewnętrznych
1. Podmiot prawny prowadzi rejestr zgłoszeń wewnętrznych.
2. Administratorem danych w rejestrze zgłoszeń wewnętrznych jest Podmiot prawny.
3. Rejestr zgłoszeń́ wewnętrznych zawiera:
a) numer zgłoszenia;
b) przedmiot naruszenia prawa;
c) dane osobowe sygnalisty oraz osoby, której dotyczy zgłoszenie, niezbędne do identyfikacji tych osób;
d) adres do kontaktu sygnalisty;
e) datę̨ dokonania zgłoszenia wewnętrznego;
f) informację o podjętych działaniach następczych;
g) datę̨ zakończenia sprawy.
4. Dane osobowe oraz pozostałe informacje w rejestrze zgłoszeń wewnętrznych są̨ przechowywane przez okres 3 lat po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym zakończono działania następcze lub po zakończeniu postępowań́ zainicjowanych tymi działaniami.
§7.
Informacja dotycząca przetwarzania danych osobowych sygnalisty
na podstawie art. 13 RODO
1. Administratorem danych osobowych sygnalisty podanych w procesie przyjmowania zgłoszeń naruszeń prawa oraz prowadzenia postępowań wyjaśniających w oparciu o przepisy ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie osób zgłaszających naruszenia prawa (Dz. U. 2024, poz. 928) jest Opakowania Legeń Sp. z o.o. z siedzibą w Jaworze (59-400), ul. Limanowskiego 33f, reprezentowany przez Jana Legenia – Prezesa Zarządu; dane kontaktowe: rodo@legen.pl, tel. 76 870 85 33.
2. Przetwarzanie danych odbywa się na podstawie przepisów ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów (Dz. U. z 2024, poz. 928 z późn. zm.) oraz w celu wypełnienia obowiązków Administratora wynikających z powyższej ustawy.
3. Odbiorcami danych mogą być pracownicy i współpracownicy Administratora lub podmioty (osoby) upoważnione do przyjmowania zgłoszeń oraz podejmowania działań następczych, a także dostawcy i zaufani partnerzy (np. dostawcy oprogramowania, hostingu) Administratora,
z którymi zawarte zostały właściwe umowy powierzenia przetwarzania danych, gwarantujące poufność i bezpieczeństwo danych. Dane osobowe nie są przekazywane żadnym innym podmiotom. Dane osobowe nie są przekazywane poza EOG.
4. Dane osobowe będą przechowywane przez okres 3 lat po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym zakończono działania następcze lub po zakończeniu postępowań zainicjowanych tymi działaniami.
5. Osoba, której dane dotyczą ma prawo żądania dostępu do danych, ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania, a także prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania, prawo do przenoszenia danych oraz prawo do wniesienia skargi do Urzędu Ochrony Danych Osobowych, na zasadach i w okolicznościach przewidzianych w przepisach prawa, i o ile przepisy prawa przewidują możliwość skorzystania z tych praw ze względu na charakter danych i charakter przetwarzania.
6. Podanie danych jest dobrowolne. Jednakże ze względu na cel i charakter przetwarzania, brak podania danych może uniemożliwiać dokonania zgłoszenia.
7. Administrator nie wykorzystuje danych do zautomatyzowanego podejmowania decyzji, w tym do profilowania.
§8.
Postanowienia końcowe
1. Sygnalista może dokonać zgłoszenia zewnętrznego do właściwego organu publicznego bez uprzedniego dokonania zgłoszenia wewnętrznego.
2. Zgłoszenie zewnętrzne może być dokonane do wyznaczonych krajowych lub unijnych instytucji organów publicznych, w tym do Rzecznika Prawa Obywatelskich.
3. Szczegółowe informacje na temat możliwości dokonania zgłoszenia zewnętrznego dostępne są na stronach internetowych wyznaczonych organów w Biuletynie Informacji Publicznej.
4. W zakresie nieuregulowanym w niniejszej Procedurze, znajdują zastosowanie przepisy ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów.
5. Procedura wchodzi w życie po upływie 7 dni od dnia podania jej do wiadomości osób wykonujących pracę w sposób przyjęty w Podmiocie prawnym.
Jawor, 17.09.2024 r.
Dostęp do aplikacji SygnaApp za pomocą kodu QR
